De voordelen van een goed ingerichte Sharepoint intranet

Als bedrijf is het belangrijk dat je goed in contact staat met je medewerkers en dat je de communicatie tussen teamleden zo gestroomlijnd en overzichtelijk mogelijk maakt. Hier komt een goed ingericht Sharepoint intranet om de hoek kijken. In deze tekst zullen we de voordelen van een goed aangepast Sharepoint intranet belichten en hoe deze communicatie tussen de medewerkers van een bedrijf kan verbeteren.

Meer transparantie

Een Sharepoint-intranet biedt de mogelijkheid om een centrale opslagplaats te creëren voor belangrijke bedrijfsdocumenten, zoals rapporten, procedures en protocollen. Door deze documenten centraal op te slaan, kunnen zij gemakkelijk worden gedeeld tussen alle medewerkers van het bedrijf. Dit heeft meer transparantie binnen het bedrijf, omdat alle medewerkers toegang hebben tot dezelfde informatie. Hierdoor worden er minder fouten gemaakt en is er minder tijd nodig voor het zoeken naar de juiste documenten.

Betere samenwerking

Een Sharepoint-intranet heeft ook een platform voor teamleden om samen te werken aan projecten en genomen. Door toegang te verbergen tot specifieke mappen en documenten kan worden verzekerd dat medewerkers samenwerken op basis van de meest recente informatie. Dit verminderde de kans op miscommunicatie en de productiviteit van het team. Daarnaast kunnen teamleden notities, suggesties en opmerkingen bij documenten plaatsen, waardoor er een open communicatie ontstaat.

Eenvoudigere communicatie

Een goed ingerichte Sharepoint intranet biedt ook een manier van communiceren tussen medewerkers. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld intern nieuws, bevestiging of afzonderlijke updates delen. Dit verkort de hoeveelheid e-mails die in omloop zijn, waardoor een beter overzicht ontstaat. Daarnaast is het mogelijk om lijsten aan te maken, zoals takenlijsten, waarin teams hun taken kunnen bijhouden en bijwerken.

Snellere beslissing

Een goed ingericht Sharepoint-intranet kan de beslissing binnen het bedrijf versnellen. Door gebruik te maken van workflows kunnen beslissingen direct worden gecommuniceerd naar de betrokken partijen. Deze beslissing kan sneller worden genomen.

Mogelijkheden met Sharepoint intranet

Een Sharepoint-intranet biedt vele mogelijkheden voor een bedrijf om de communicatie tussen de medewerkers te verbeteren. worden enkele mogelijkheden opgesomd:

Enquêtes

Een enquête is een effectieve manier om vermoedens en feedback te verzamelen van medewerkers van een bedrijf. Met behulp van Sharepoint kan een dergelijk onderzoek snel worden opgezet en ingevuld. Dit kan een gedeeltelijke onderbouwing zijn voor bedrijven die beter willen spelen op de behoefte en wensen van hun medewerkers.

agenda

Een gedeelde agenda binnen een Sharepoint-intranet kan helpen om medewerkers op de hoogte te houden van belangrijke gebeurtenissen, zoals observatie, deadlines, trainingen en andere bedrijfsactiviteiten. Doordat deze informatie centraal toegankelijk is, is het minder waarschijnlijk dat iemand een belangrijke afspraak mist. Daarnaast is het mogelijk om herinneringen in te stellen, waardoor iedereen op tijd aanwezig kan zijn.

Uitbreidingsmogelijkheden

Een Sharepoint intranet kan gemakkelijk uitgebreid worden met extra functies. Zo zijn er bijvoorbeeld integratiemogelijkheden met andere Microsoft-applicaties, zoals Outlook, Excel en Word. Daarnaast is het mogelijk om aangepaste modules toe te voegen aan een intranet om tegemoet te komen aan een specifieke behoefte.

Tips voor een effectief Sharepoint intranet

Houd het overzichtelijk

Een Sharepoint intranet kan snel onoverzichtelijk worden wanneer er te veel elementen, documenten en mappen worden toegevoegd. Het is belangrijk om rekening te houden met de gebruikerservaring en navigatie tussen verschillende onderdelen zo eenvoudig mogelijk te maken. Een goede manier om dit te doen is door metadata toe te voegen aan documenten, zodat gebruikers snel kunnen filteren en de documenten die zij nodig hebben kunnen vinden.

Gebruik beveiligingsopties

Sharepoint biedt ook diverse beveiligingsopties, zodat de toegang tot vertrouwelijke informatie beperkt kan worden tot een selecte groep medewerkers. Het is belangrijk om hier verantwoord mee om te gaan en ervoor te zorgen dat alleen de juiste personen toegang hebben.

Gebruiksvriendelijke interface

Een Sharepoint-intranet kan alleen effectief zijn als het eenvoudig in gebruik is. Zorg daarom voor een duidelijke, gebruikersvriendelijke interface waarin alle gemakkelijke informatie gemakkelijk te vinden is.

Conclusie

Sharepoint intranet biedt een handige centrale opslagplaats voor bedrijfsdocumenten en een platform voor betere samenwerking tussen teamleden. De communicatie tussen medewerkers wordt gestroomlijnd door een eenvoudige manier van communiceren en een gedeelde agenda. Snellere beslissingen en verschillende mogelijkheden, zoals enquêtes en uitbreidingsmogelijkheden, maken Sharepoint intranet zo populair bij bedrijven. Het is belangrijk om rekening te houden met de gebruikerservaring, beveiligingsopties en een gebruikersvriendelijke interface.